Documentación para pericial en proyectos de implantación de ERP - Perito Informático
Documentación para pericial en proyectos de implantación de ERP

Documentación para pericial en proyectos de implantación de ERP

La implantación de un software de gestión empresarial (también llamado ERP) suele ser un proceso complicado y ciertamente traumático para muchas empresas. Y en muchos casos, dicho proyecto no acaba como debiera, tel tema acaba en los tribunales, y se hace necesaria la realización de una pericial ERP que acredite si el proyecto ha sido o no realizado de forma adecuada.

En estos casos, la labor del perito se centrará sobre todo en el estudio y análisis de la documentación generada durante el proyecto, dado que en muchos casos, lo que se haya escrito, redactado y validado por las partes, será lo que finalmente determine el grado o porcentaje de éxito del proyecto.

Mi intención con este post es ayudar a las empresas y a los implantadores de ERP (las 2 partes implicadas) a que puedan anticiparse a posibles problemas, y por eso voy a detallar una lista de los documentos técnicos indispensables para que un sistema informático sea auditable y deseable tener ante un peritaje técnico.

Cuando hablamos de documentación del sistema informático, nos referimos a documentación para llevar a cabo tareas de mantenimiento del sistema, modificaciones, ajustes, nuevas versiones.

Se debe mantener actualizada la siguiente documentación del ERP

  1. Parametrización y Desarrollo.
  2. Especificación Funcional.
  3. Guías de sistema Informático de Instalación y Mantenimiento.
  4. Modelo de datos.
  5. Estructura de Base de Datos.
  6. Modelo de Diccionario de Datos.
  7. Documentación de Interfaces.
  8. Configuración de Seguridad.
  9. Manual de Usuario

Pese a que no forme parte de la documentación del sistema informático, también es muy importante de cara a una pericial ERP guardar toda la documentación comercial y contractual que se tuviera a la hora de contratar la realización del proyecto.

Dentro de esta documentación podemos reseñar:

  1. Documentos comerciales (Ofertas, Páginas Web)
  2. Presupuesto o Contrato de Prestación de Servicios, en el que se detallen los términos del acuerdo y las obligaciones y responsabilidades de cada parte.
  3. Documentos de aceptación o validación, incluyendo cualquier tipo de visto bueno, o de aceptación explícita de los trabajos realizados durante el proyecto. A veces, un simple email en el que se de el visto bueno a un trabajo, módulo o funcionalidad puede ser suficiente, aunque siempre es mejor tener un documento formal firmado por los responsables del proyecto.

La forma de actuar y proceder según las políticas y procedimientos de la compañía harán que se mantenga y genere documentación adecuada respecto a los procedimientos definidos para la puesta en producción del sistema informático o nuevas versiones, con su correspondiente aprobación formal de los cambios que se efectúen.

Aunque no es tan importante a nivel de auditoría, por cuestiones legales es importante documentar cómo van a realizarse las copias de seguridad. En España leyes como la LOPD o el nuevo reglamento europeo de protección de datos (de futura aplicación en 2018) definen las medidas que hay que tomar para este tipo de sistemas. Para definirlo se deberían responder, al menos, las siguientes preguntas:

  • ¿Se almacenan en un sitio con acceso restringido y suficientes medidas de seguridad?
  • ¿Con qué frecuencia se realizan?

Espero que este breve repaso pueda servir de ayuda para cualquier pericial ERP. Y cualquier comentaro o sugerencia, hacédmelo saber.

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